Vom Empfang zur Vertriebsassistenz

Die Anforderungen an die Arbeit in Unternehmen verändert sich vor allem in den letzten Jahren immer rasanter. Neben Digitalisierung der eigenen Organisation und auch der Zusammenarbeit mit den Kunden sind diese auch immer anspruchsvoller was den Service und die Beratung angeht.

Häufig bringen Inhaber/innen und Führungskräfte auch noch die Haltung mit, dass sie alles selbst entscheiden, verantworten und vor allem MACHEN müssen.

Mit den o.g. Veränderungen am Markt wird es aber zunehmend schwieriger, mit diesem Anspruch an sich selbst ein Unternehmen zu führen.

Geschäftsleitung als Flaschenhals

Der/die Chef/in ist dann häufig die begehrteste Person, die dafür sorgt, dass Leistungen fertig werden und abgerechnet werden können. Die Kehrseite der Medaille ist: Überlastung und Stress, unzufriedene Mitarbeiter/innen und Kunden, die zu lange auf Feedback warten müssen.

Sekretariat als Hilfskraft?

Häufig erlebe ich es dann in meinen Beratungen, dass das Sekretariat eine eher passive Rolle im Team hat. D.h. die Mitarbeiter/innen bekommen Arbeitsanweisungen von der Leitung oder von Ihren Kollegen/-innen, sie bei gewissen Tätigkeiten zu unterstützen.

Diese unterstützenden Tätigkeiten werden manchmal als eher “minderwertig” angesehen. Aussagen, wie “das Sekretariat arbeitet ja nicht produktiv” oder auch “Ich kann ja nur mit einfachen Arbeiten unterstützen, da ich ja nicht so gut ausgebildet bin” sind traurige Realität.

Assistenzen leisten in Unternehmen einen wichtigen Beitrag zur Kundenzufriedenheit!

Deshalb wird es Zeit, den Menschen in diesem Bereich mehr Wertschätzung entgegen zu bringen und mit einer konkreten Rollenbeschreibung zu mehr Selbstbewusstsein zu verhelfen.

Vielleicht stellen sie sich oder Ihrem Team einfach mal die Frage: Wie habe ich/haben wir die Zeit erlebt, als unser Sekretariat im Urlaub war?

Aufgaben für eine Teamassistenz

In folgenden Bereichen können Assistenzen unterstützen bzw. eigenverantwortliche Bereiche in den Managementprozessen übernehmen:

• Akquise: aktive Ansprache von Bestandskunden auf Beratungs- und Servicethemen
• Marketing: Pflege der Internetseite, Erstellung einer Präsentation für Kundengespräche
• Organisation: Nachfassen offener Angebote, Terminvereinbarungen
• Service: Kleinere Hilfestellungen bei EDV-Fragen von Kunden
• Recruiting: Betreuung offener Stellen
• Personal: Betreuung des Onboarding-Prozesses
• Vertrieb: Ansprechpartner/in für Interessenten, Vor- und Nachbereitung von Erstgesprächen
• Veranstaltungsmanagement
• …..

Diese Beispiele zeigen, wie vielfältig und attraktiv die Rolle der Teamassistenz sein kann. Überlegen Sie als Führungskraft genau, welche Unterstützung Sie und Ihr Team benötigen. Schauen Sie dann gemeinsam mit Ihrem/-r Mitarbeiter/in, in welchem Bereich er oder sie besondere Vorkenntnisse und vor allem Arbeitspräferenzen hat. Nur dann werden Sie eine motivierte und zufriedene Teamassistenz haben.

Assistenzen als Türöffner

In meiner letzten Beratung zu diesem Thema haben wir konkret einen Kundenannahme- und Onboardingprozess analysiert und geschaut, wie das Sekretariat diesen eigenverantwortlich mitgestalten kann. Das Ergebnis hat die Mitarbeiterin dann selbst überrascht: Die Teamassistenz / das Sekretariat ist maßgeblich verantwortlich für die schnelle und professionelle Rückmeldung und die enge Kundenbindung. Die vertrauensvolle Kundenbeziehung ist das Kapital eines jeden Dienstleistungsunternehmens. Assistenzen leisten damit als Türöffner den wichtigsten Beitrag zur Kundenzufriedenheit!