Neue Organisationsstruktur etablieren – aber wie?

Nach Wachstumsphasen oder nach Veränderungen in Unternehmen werden Aufgaben und Verantwortung im Team neu verteilt. Damit ist es aber häufig nicht getan – denn Mitarbeiter/innen …

• …. nehmen die Verantwortung nicht an oder
• …. es fehlt ihnen das Handwerkszeug dazu oder
• … sie wollen ihren Kolleginnen und Kollegen nicht “auf die Füße treten”

Rolle als Bündel von Verhaltenserwartungen

Meist fehlt im ersten Schritt die ausformulierte Erwartung der Führungskraft an Ihre/n Mitarbeiter/in. Doch wie könnte dieser erste Entwurf einer Rollenbeschreibung aussehen?

Schritt 1: “Das Kind beim Namen nennen”

Es macht einen Unterschied in der Außenwirkung, ob eine Rolle “Personalreferent/in” oder “HR-Business-Partner” heißt. Auch zwischen “Sekretär/in” und “Assistenz der Geschäftsführung” ist in meinen Augen ein himmelweiter Unterschied.

Auch wenn der ein oder andere jetzt unkt, dass es albern sei ein Hausmeister oder eine Hausmeisterin “Facility Manager/in” zu nennen, finde ich, dass der Name zum Verantwortungs- und Aufgabenbereich passen sollte.

Wenn also jemand Management-Aufgaben übernimmt, warum ihn oder sie nicht auch “Manager/in” nennen?

Schritt 2: Ziel und Mehrwerte definieren

Die Definition des Ziels ist die Antwort auf die Frage “Warum?” Warum benötige ich diese Rolle im Unternehmen oder Team? Welches Ziel verfolge ich als Führungskraft damit?

Danach sollten Sie die Mehrwerte der Rolle definieren. Folgende Fragen verwende ich in meinen Coachings:

Welchen Mehrwert bietet der/die Rolleninhaber/in …

• den Kundinnen und Kunden?
• den Kolleginnen und Kollegen?
• der Geschäftsleitung?

Hieran orientiert können Sie dann auch Erfolgskriterien definieren:

Woran merken Sie, dass Ihr/e Mitarbeiter/in erfolgreich ist?

Überlegen Sie, welche Kennzahlen Sie zur Messung des Erfolgs nutzen können.

Schritt 3: Aufgaben festlegen

Eine Aufgabenliste schreiben klingt trivial, ist es aber auf den zweiten Blick nicht. Schreiben Sie nicht nur was der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin tun, sondern auch wie es getan werden soll.

Welche Arbeitsqualität erwarten Sie? Wie soll das Endergebnis aussehen? Von einem/r Junior-Consultant erwarten Sie bestimmt eine andere Arbeitsqualität als von einem/r Projektleiter/in.

Schritt 4: Verantwortung beschreiben

Wofür soll der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin Verantwortung übernehmen? Meiner Erfahrung nach kann man den abstrakten Begriff Verantwortung gut im Spannungsfeld von

• Produktivität,
• Kundenzufriedenheit und
• Arbeitsqualität

abbilden.

Organisatorische Rollen, wie etwa “Teamkoordinator/in” haben einen stärkeren Fokus auf Produktivität, vertriebliche Rollen wie z.B. “Kundenverantwortliche/r” einen Fokus auf Kundenzufriedenheit und die Rolle des/der Fachansprechpartner/in einen Schwerpunkt bei der Arbeitsqualität.

Schritt 5: Den Entscheidungsrahmen festlegen

Zu guter Letzt sollten Sie festlegen, was Ihr Mitarbeiter/Ihre Mitarbeiterin im Rahmen ihrer Verantwortung selbst entscheiden darf. Ebenso können Sie Entscheidungen im Rahmen eines Budgetrahmens oder auch gemeinsame Entscheidungen mit anderen Teammitgliedern oder der Führung festlegen.

Ist es damit getan?

Nein – die 5 Schritte sind hilfreich, damit sie Ihre Erwartungen an Ihren Mitarbeiter/Ihre Mitarbeiterin kommunizieren können.

Rollenbeschreibung als Basis für Verhandlungen und Mitarbeiterentwicklungsgespräche

Meiner Erfahrung nach ist es wichtig, mit konkreten Vorstellungen und Grenzen/Leitplanken in ein Mitarbeiterentwicklungsgespräch zu gehen. Diese Leitplanken sollten aber genug Freiräume für Ihre Mitarbeiter/innen lassen, damit diese noch Aufgaben und Bereiche ergänzen können.

Ich wünsche Ihnen viel Freude beim Gestalten Ihrer Organisation und viel Erfolg bei Ihren Entwicklungsgesprächen.